Politique de confidentialité et de protection 
des renseignements personnels

Chez Clinique Ostéopathique Rythme-Santé  nous accordons une grande importance à la protection des informations personnelles de nos clients, employés et représentants. Conformément à la loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, nous nous engageons à préserver la confidentialité des renseignements personnels collectés dans le cadre de nos activités. Notre politique de confidentialité a pour but de vous informer sur nos pratiques de collecte, d'utilisation, de divulgation, de conservation et de protection de vos renseignements personnels. En nous fournissant vos renseignements personnels, vous acceptez les termes de cette politique et nous autorisez à traiter vos informations conformément à celle-ci.

 

1. Consentement

1.1 Engagement à la protection de la vie privée

Nous prenons l'engagement de protéger la vie privée de nos utilisateurs. Nous recueillons et utilisons les informations personnelles uniquement avec leur consentement explicite et dans le respect des lois applicables.

1.2 Acceptation des termes de notre politique

En accédant à notre site web rythmesante.com  ou en nous fournissant des informations personnelles, vous acceptez les termes de notre politique de confidentialité. Cela inclut votre consentement à la collecte et à l'utilisation de vos informations personnelles conformément à cette politique.

1.3 Droit de retrait du consentement

Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Cependant, cela est soumis à certaines restrictions légales ou contractuelles. Nous vous informerons des conséquences possibles de ce retrait, telles que l'impossibilité de fournir certains produits ou de traiter certaines demandes. Votre décision de retrait sera enregistrée dans nos dossiers.

1.4 Exceptions au besoin de consentement

Dans certaines circonstances exceptionnelles, nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer des informations personnelles sans obtenir préalablement votre consentement. Cela peut se produire dans des situations où des impératifs juridiques, médicaux ou de sécurité rendent l'obtention de votre consentement impossible ou peu pratique. Ces situations comprennent, mais ne sont pas limitées à, les cas de suspicion de rupture de contrat, la prévention ou la détection de fraude, ou les besoins liés à l'application de la loi.

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2. Collecte de renseignements personnels

 

Dans le cadre de nos fonctions, nous recueillons vos renseignements personnels et confidentiels seulement afin de nous permettre de vous fournir les traitements demandés de manière efficace et personnalisée. Dans tous les cas, la communication de vos renseignements personnels et confidentiels sera assujettie à des obligations de maintien de la confidentialité et du respect des lois applicables.

 

2.1 Nous pouvons utiliser les renseignements personnels recueillis, entre autres aux fins suivantes :

• pour fournir le service demandé;

• pour confirmer votre identité et répondre à vos demandes d’informations;

• pour fournir tout autre service complémentaire associé au service demandé;

• pour répondre aux exigences des lois et règlements.

2.2 Nous recueillons des renseignements personnels via divers moyens, tels que:

• Courriels et communications avec notre service à la clientèle (incluant la prise des rendez-vous)

• Formulaires ou questionnaires de santé, formulaires de suivi, etc.

• Plateforme de réservation en ligne

• Cookies et technologies similaires sur notre site Web

• Vidéosurveillance

• Objets connectés

2.3 Nous pouvons également recueillir des informations via des tiers, tels que : 

• Un prestataire de service technologique comme une plateforme de rendez-vous ou un service d’infolettres.

• Réseaux sociaux professionnels comme LinkedIn, Facebook, Instagram ou autre pour des besoins de recrutement ou de marketing.

• Un employé qui est à la charge de service à la clientèle.

• Une agence chargée de répondre aux questions ou de traiter les plaintes de notre clientèle.

• Un prestataire de services infonuagiques stockant des données de clients.

• Une entreprise de marketing numérique analysant le comportement des utilisateurs sur notre site web.

• Un fournisseur de services de sécurité informatique qui surveille les menaces et protège les données.

• Une entreprise de gestion de la relation client (CRM) qui aide à organiser et à analyser les interactions avec les clients.

2.4 Nous pouvons utiliser des technologies avancées pour recueillir des renseignements personnels, notamment pour identifier, localiser ou profiler nos clients (par exemple, pour créer des profils de consommateurs). Cependant, nous tenons à assurer la protection de la vie privée de nos clients :

• Utilisation responsable de la technologie : Nous employons ces technologies uniquement pour améliorer nos services et mieux comprendre les besoins de nos clients.

Nous nous engageons à être transparents sur l'utilisation de ces technologies et à respecter les choix de confidentialité de nos clients.

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3. Types de renseignements personnels collectés

 

Un renseignement permet d’identifier une personne physique, directement ou indirectement.

Les renseignements personnels sont confidentiels. Leur confidentialité découle du droit à la vie privée, permettant à toute personne d’exercer un contrôle sur l’utilisation et la circulation de ses renseignements.

3.1 Nous recueillons divers types de données, y compris mais sans s'y limiter à :

• Identifiants personnels (nom, adresse postale, courriel, numéro de téléphone, date de naissance)

• Renseignements techniques ou numériques (adresse IP, activités en ligne)

• Données de santé (poids, sexe, antécédents de santé, habitudes de vie, prise de médicament, diagnostiques, investigations médicales, traitements reçus, revue des systèmes, etc.)

 

Les renseignements personnels (documentées ou verbales) que le Client partage avec la Clinique et ses thérapeutes dans le cadre de traitement, sont tenues à la confidentialité, mais ne sont pas considérées comme une relation juridiquement confidentielle (comme en Médecine ou en Droit). La Clinique et les thérapeutes s’engagent à ne divulguer aucune information relative au Client sans le consentement écrit de ce dernier.

La Clinique ne divulguera pas le nom du Client à titre de référence sans le consentement du Client.

3.2 Les informations confidentielles n'incluent pas les informations qui : (a) étaient en possession de la Clinique et des thérapeutes avant d'être fournies par le Client ; (b) est généralement connu du public ou du secteur d’activité du Client ; (c) est obtenu par la Clinique ou thérapeutes auprès d'un tiers, sans violation d'une quelconque obligation envers le Client ; (d) est développé indépendamment par la Clinique ou les thérapeutes sans utilisation ni référence aux informations confidentielles du Client ; ou (e) que la Clinique ou les thérapeutes ont tenu par la loi de divulguer.

Les informations personnelles que vous publiez sur notre site web, réseaux sociaux ou que vous soumettez à la publication peuvent être disponibles, via internet, dans le monde entier. Nous ne pouvons empêcher l’utilisation, bonne ou mauvaise, de ces informations par des tiers.

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4. Utilisation des renseignements personnels

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Nous utilisons vos renseignements personnels pour une gamme d’activités essentielles :

• Réponses aux demandes : Pour répondre efficacement à vos demandes et requêtes.

• Gestion des dossiers : Formulaires de santé, imagérie et

• Gestion des transactions : Traitement des paiements et émission de reçus pour les transactions effectuées.

• Amélioration de l’expérience utilisateur : Exploitation, maintien et amélioration de notre site web, personnalisation de votre expérience en ligne, et fourniture de services et d’informations demandées.

• Communication marketing : Envoi d’informations, offres spéciales et actualités pertinentes, avec possibilité de se désabonner à tout moment.

• Gestion de compte utilisateur : Gestion de votre compte utilisateur pour accéder à diverses fonctionnalités de notre site.

Ces utilisations visent à enrichir votre expérience avec nos services et à faciliter une interaction efficace avec notre organisation.

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5. Partage et divulgation des renseignements personnels

 

De façon générale, nous ne divulguons pas vos renseignements personnels à des tiers. Sous réserve des exceptions et exigences des lois applicables, nous ne communiquerons et ne divulguerons pas vos renseignements personnels à quelques autres tiers sans votre consentement.

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels à des tiers.

5.1 Les renseignements personnels collectés par notre organisation sont accessibles à des catégories spécifiques de notre personnel et à certaines organisations partenaires, dans le but de fournir nos produits et services de manière efficace. Par exemple :

• Service à la clientèle : Accède aux informations de contact pour répondre aux demandes.

• Département TI : Accède aux données techniques pour le support et la maintenance.

• Département marketing : Utilise les données pour les campagnes publicitaires et les études de marché.

• Partenaires de livraison : Reçoivent les adresses pour la livraison des commandes.

• Prestataires de services de paiement : Accèdent aux informations financières pour le traitement des transactions.

• Responsables de la sécurité des renseignements personnels et des données : Accèdent aux informations pour assurer la sécurité et la protection des données contre les accès non autorisés ou les cyberattaques.

• Consultants juridiques : Utilisent les données pour s'assurer de la conformité avec les lois et règlements en vigueur.

• Fournisseurs de service infonuagique : Hébergent les données sur des serveurs sécurisés, permettant le stockage et la récupération des informations.

• Partenaires de recherche et développement : Accèdent à certaines données pour collaborer sur de nouvelles innovations ou améliorations de produits/services.

• Agences de recouvrement : Dans les cas de défaut de paiement, certaines informations peuvent être partagées avec des agences de recouvrement externes.

5.2. Nous veillons à ce que ces informations soient utilisées exclusivement pour les finalités énoncées et dans le respect de la confidentialité. Les transferts de données hors Québec sont effectués dans le cadre de collaborations internationales, tout en assurant une protection adéquate des renseignements conformément aux lois en vigueur.

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6. Liens vers d’autres sites web

 

Notre site web peut contenir des liens vers des sites web tiers. 

Lorsque vous suivez ces liens, vous quittez  notre site web. Les informations échangées à ce moment-là ne sont plus soumises à notre politique de confidentialité. Nous vous recommandons de prendre connaissance des déclarations de confidentialité des autres sites web que vous visitez avant de fournir toute information.

 

 

7. Sécurité des renseignements personnels

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7.1 Mesures de sécurité pour la protection des renseignements personnels

Pour assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels, Clinique adopte des mesures de sécurité rigoureuses, comprenant à la fois des aspects physiques et technologiques. Voici quelques exemples concrets :

• Sécurité physique : Utilisation de systèmes de verrouillage électronique et de serrures de sécurité pour l'accès aux bureaux, armoires et classeurs, installation de caméras de surveillance, et restriction de l'accès aux zones où les données personnelles sont conservées.

• Contrôles d'accès : Limitation de l'accès aux données personnelles aux employés autorisés uniquement.

• Formation du personnel : Sensibilisation régulière du personnel aux meilleures pratiques de sécurité des données.

• Surveillance et détection des intrusions : Mise en place de systèmes pour surveiller toute activité suspecte et détecter les intrusions potentielles.

• Plans de récupération en cas de sinistre : Élaboration de plans pour restaurer rapidement les données en cas d'incident tel qu'une panne ou une cyberattaque.

Ces mesures visent à protéger les renseignements personnels contre tout accès, utilisation ou divulgation non autorisés, et à maximiser leur intégrité et leur confidentialité. Bien que nous fassions tout notre possible pour protéger vos données personnelles, il est important de garder à l'esprit qu'aucune méthode de transmission via Internet ou de stockage électronique n'est sûre à 100 %. Nous ne pouvons donc pas garantir leur sécurité absolue.

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7.2 Engagement du personnel et du conseil d'administration

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Chaque employé, administrateur, bénévole, entrepreneur indépendant ou conseiller  travaillant au sein des comités de notre conseil d'administration s'engage à respecter les informations personnelles que nous recueillons. De plus, ces personnes s'engagent à maintenir la confidentialité des informations propres à nos activités et à ne pas les divulguer ou en faire un usage personnel ou au profit d'autrui. Cet engagement existe dès l'entrée en fonction de l'employé, du directeur, du bénévole, de l'entrepreneur indépendant ou du conseiller et se poursuit indéfiniment.

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8. Conservation et destruction de renseignements personnels

 

Nous ne conserverons vos données personnelles que pour la durée nécessaire aux fins énoncées dans cette politique de confidentialité. Nous les conserverons et les utiliserons dans la mesure où cela est nécessaire pour respecter nos obligations légales, pour résoudre des litiges et pour faire appliquer nos politiques juridiques.

 

Nous conserverons également les données d'utilisation à des fins d'analyses internes. Ces données sont généralement conservées pendant une période plus courte, sauf si elles sont utilisées pour renforcer la sécurité ou améliorer la fonctionnalité de notre site web, ou si nous sommes juridiquement obligés de les conserver plus longtemps.

 

9. Vos droits

 

9.1 Reconnaissance et respect de vos droits

Dans le cadre de notre politique de confidentialité, nous reconnaissons et respectons les droits fondamentaux des personnes concernées par les renseignements personnels que nous détenons. Ces droits comprennent :

●       Droit d'accès : Les individus ont le droit de consulter les informations personnelles que nous détenons à leur sujet. Par exemple, un client peut demander à voir les données collectées lors de son inscription à notre service.

●       Droit de rectification : Si des informations sont inexactes ou incomplètes, les personnes concernées peuvent demander leur mise à jour. Par exemple, un employé peut demander la correction de son adresse postale erronée dans nos dossiers.

●       Droit à la désindexation : Les personnes peuvent demander que leurs renseignements personnels soient retirés de la diffusion ou que tout hyperlien associé à leur nom soit désindexé, dans le cas où cette diffusion leur cause un préjudice ou est en violation de la loi ou d'une ordonnance judiciaire. Ce droit à l'effacement ou à l'oubli permet aux individus de contrôler la disponibilité de leurs informations personnelles sur internet.

●       Droit de déposer une plainte : En cas de préoccupations concernant le traitement de leurs données, les individus peuvent déposer une plainte conformément à notre processus établi.

9.2. Sous réserve des lois applicables, sur réception d'une demande écrite d'une personne et après vérification de son identité, nous informerons la personne si nous détenons des renseignements personnels à son sujet et lui communiquerons ces renseignements.

Nous pouvons refuser à une personne l'accès à ses informations conformément aux lois en vigueur, auquel cas nous motiverons son refus.

9.3. Pour faciliter ces droits, les coordonnées de notre responsable de la protection des renseignements personnels sont clairement indiquées pour toute question ou préoccupation. Ces mesures garantissent que les individus peuvent exercer leurs droits en toute confiance et transparence.

 

10. Modifications de la politique

Cette politique peut être mise à jour pour refléter les changements dans nos pratiques ou les exigences légales. Les modifications seront publiées sur notre site Web. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette politique de confidentialité pour vous tenir informé de tout changement.

 

11. Contact

 

Toute demande ou question au sujet de cette politique de confidentialité peut être envoyée à la personne responsable de la protection des renseignements personnels à l'adresse suivante :

 

●     Par courriel : info@rythmesante.com

●     Par courrier postal : 247E, rue Sainte-Catherine, Saint-Constant, QC  J5A 2J6

●     Par téléphone : 438-794-1160.

 

 

Date d’entrée en vigueur de la politique : 20 septembre 2024

Dernière mise à jour : le 8 octobre 2024

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